Capita a molte piccole imprese con dipendenti di trovarsi nella situazione di dover riconoscere qualcosa in più ai collaboratori, migliorare il clima interno e trattenere le persone valide, senza però appesantire in modo permanente il costo del lavoro.
È una questione ricorrente, soprattutto nelle realtà locali già strutturate dove ogni aumento stabile della retribuzione deve essere valutato con attenzione perché incide sui margini, sulla programmazione economica e sull’equilibrio complessivo dell’azienda.
I buoni pasto rappresentano uno strumento spesso sottovalutato dalle PMI perché possono essere più convenienti di un aumento di stipendio: non sono una soluzione “premiale” generica, né un semplice benefit da grande azienda. Se introdotti correttamente, possono diventare una leva utile per aumentare il valore percepito dal dipendente, contenendo al tempo stesso il costo complessivo per il datore di lavoro.
Perché confrontarli con un aumento di stipendio
Quando un dipendente chiede un aumento, l’imprenditore tende a ragionare sul netto che il lavoratore vorrebbe ricevere. Il problema è che, per trasformare quel netto in retribuzione, l’azienda deve sostenere un costo molto più alto: retribuzione lorda, contributi previdenziali, eventuale incidenza su istituti indiretti e differiti, TFR, mensilità aggiuntive, oltre agli effetti organizzativi di una voce retributiva che normalmente diventa stabile nel tempo.
Il buono pasto, invece, segue una disciplina fiscale specifica. Non è una somma di denaro erogata in busta paga, ma una prestazione sostitutiva del servizio mensa. Proprio per questo, entro determinati limiti, non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente.
La novità rilevante è che la Legge di Bilancio 2026 ha innalzato da 8 a 10 euro la soglia esente per i buoni pasto elettronici, modificando l’art. 51, comma 2, lett. c), del TUIR; resta invece ferma la soglia di 4 euro per i buoni pasto cartacei.
Questo significa che, a partire dal 2026, un’azienda può riconoscere un buono pasto elettronico fino a 10 euro per giornata lavorativa, con un trattamento fiscale e contributivo particolarmente favorevole. Su base annua, considerando ad esempio 220 giornate lavorative, il valore potenziale riconosciuto al dipendente può arrivare a 2.200 euro annui, senza che tale importo, se correttamente gestito entro soglia, venga trattato come ordinaria retribuzione imponibile.
Il vantaggio per l’azienda non è solo fiscale
Il primo vantaggio è che il buono pasto consente all’impresa di riconoscere un valore concreto al lavoratore senza generare lo stesso livello di costo tipico della retribuzione monetaria. Ma fermarsi a questo aspetto sarebbe riduttivo.
Per l’azienda, i buoni pasto, oltre ad essere interamente deducibili dal reddito d’impresa purché erogati alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee, possono rappresentare anche un valido strumento di gestione del personale. Possono aiutare a introdurre una forma di attenzione continuativa verso i dipendenti, soprattutto in quelle realtà dove non esistono mense interne, piani welfare strutturati o sistemi di incentivazione formalizzati. Rappresentano una misura semplice da comprendere, facilmente percepibile e collegata a un bisogno quotidiano: il pasto durante la giornata lavorativa.
Inoltre, i buoni pasto elettronici sono oggi più coerenti con la gestione moderna delle piccole imprese: sono tracciabili, più semplici da amministrare rispetto ai cartacei e fiscalmente più convenienti, proprio perché la soglia esente è più alta. La disciplina dei buoni pasto prevede anche regole precise di utilizzo: non sono cedibili, non sono convertibili in denaro, sono utilizzabili solo dal titolare e non sono cumulabili oltre il limite di otto buoni.
Possono essere erogati nel limite di un buono pasto al giorno per ogni giornata di lavoro (anche in ipotesi di smart-working) e non spettano in caso di mancata prestazione lavorativa in una giornata, quindi nei casi di assenza per cassa integrazione, ferie o permesso che dura tutta la giornata, malattia, sciopero, aspettativa, ecc. Se l’azienda decide di erogarlo comunque, anche nei suddetti casi, allora il costo dei buoni pasto sostenuto dall’azienda concorrerà interamente alla formazione di reddito da lavoro dipendente e non sarà fiscalmente deducibile.
Questi elementi riducono il rischio che il benefit venga percepito come una somma libera o informale. Al contrario, lo collocano dentro una cornice regolata, più ordinata e più difendibile anche sul piano gestionale.
Non sostituisce la retribuzione dovuta
Un punto va chiarito: i buoni pasto non devono essere utilizzati per sostituire retribuzioni dovute, aumenti previsti dal CCNL, scatti, adeguamenti contrattuali o trattamenti già maturati dal lavoratore. Non sono uno strumento per comprimere diritti, ma una leva aggiuntiva che l’impresa può valutare per migliorare il pacchetto complessivo riconosciuto ai propri collaboratori.
Non possono essere erogati “ad personam”: l’erogazione deve rispettare il principio di non discriminazione stabilito dall’Agenzia delle Entrate per beneficiare della detassazione.
L’azienda può eventualmente ragionare per categorie omogenee e quindi assegnarli solo ad alcuni reparti, solo agli impiegati o solo agli operai, erogarli in base alla mansione svolta o in base alla tipologia di orario di lavoro effettuato, in base alla sede di lavoro o in base ad effettive esigenze lavorative, purché la distinzione sia basata su criteri oggettivi e non discriminatori.
Perché sono particolarmente adatti alle piccole imprese
Nelle piccole attività locali, il rapporto tra imprenditore e dipendenti è spesso diretto. Questo è un vantaggio, ma può diventare anche un limite: molte decisioni vengono prese caso per caso, in modo informale, senza una strategia complessiva sul costo del personale.
Il rischio è che l’imprenditore conceda aumenti, extra o trattamenti migliorativi solo quando la richiesta diventa urgente, quando teme di perdere un dipendente o quando vuole evitare tensioni interne. In questo modo, però, il costo del lavoro cresce senza una vera pianificazione.
I buoni pasto consentono invece di adottare una misura più strutturata. Non risolvono tutti i problemi di fidelizzazione, ma possono rappresentare un primo passo verso una politica aziendale più chiara: l’impresa riconosce valore ai propri collaboratori, ma lo fa attraverso strumenti sostenibili, fiscalmente efficienti e coerenti con la propria capacità economica.
Buoni pasto, premi e welfare: strumenti diversi, da non confondere
La nuova legislazione del lavoro e fiscale conferma la tendenza a favorire strumenti che colleghino retribuzione, produttività e potere d’acquisto, senza limitarsi all’aumento lineare dello stipendio. La Legge di Bilancio 2026, ad esempio, interviene anche sui premi di produttività, prevedendo per il 2026 e il 2027 un’imposta sostitutiva ridotta all’1% entro il limite di 5.000 euro, e introduce specifiche agevolazioni per indennità legate a lavoro notturno, festivo e turni in determinati casi.
Questo non significa che tutti gli strumenti siano alternativi tra loro. I buoni pasto hanno una funzione, i premi di risultato ne hanno un’altra, il welfare aziendale un’altra ancora. La scelta corretta dipende dalla struttura dell’impresa, dal numero di dipendenti, dal settore, dal CCNL applicato, dagli obiettivi aziendali e dalla sostenibilità economica.
Per questo il tema non è semplicemente “dare i buoni pasto”, ma capire se, quando e come introdurli.
Una decisione semplice, ma da impostare in modo strategico
Per un’impresa che non ha mai introdotto i buoni pasto, è necessario partire da alcune domande essenziali:
- Quali sono gli obiettivi aziendali?
- Quanti dipendenti potrebbero beneficiarne?
- Per quali giornate?
- Con quale valore?
- In formato elettronico o cartaceo?
- Quale sarebbe l’impatto sul budget annuo?
- Lo strumento verrebbe riconosciuto a tutta la popolazione aziendale o a categorie omogenee di lavoratori?
- Come dovrebbe essere comunicato ai dipendenti per essere percepito correttamente?
Rispondere a queste domande permette di evitare due errori frequenti: da un lato, rinunciare a uno strumento utile solo perché non se ne conoscono appieno le potenzialità; dall’altro, introdurlo in modo disordinato, senza una valutazione tecnica sul costo effettivo, sul trattamento in busta paga e sulla coerenza con l’organizzazione aziendale.
È proprio in questo spazio che si inserisce il valore della rete CCG: un punto di riferimento per l’impresa che non si limita a proporre la singola iniziativa, ma accompagna l’imprenditore nella lettura complessiva delle sue esigenze organizzative, fiscali e gestionali.
In questa prospettiva, il partner Studio Donaggio unisce la valutazione strategica alle competenze proprie della consulenza del lavoro. Prima di introdurre i buoni pasto, è infatti opportuno verificare con un professionista il contratto collettivo applicato, eventuali prassi aziendali già in essere, la platea dei lavoratori interessati, le modalità di assegnazione e il corretto trattamento in busta paga. Anche quando lo strumento appare semplice, la sua introduzione deve essere ordinata, coerente e tecnicamente corretta.
CCG affianca così le imprese nella costruzione di scelte sostenibili e ben coordinate, mettendo in relazione le diverse competenze necessarie per controllare i costi e dare un fondamento strategico alla propria crescita.